Як правильно скласти протокол зборів: корисні поради та рекомендації
Збори – це важливий діловий захід, на якому приймаються рішення, обговорюються важливі питання та обміняються думками. Але з найважливіших аспектів зборів – це складання протоколу. Протокол є документом, який фіксує всі ключові моменти засідання, зберігає інформацію про прийняті рішення та зберігає історичні дані для майбутнього використання.
Однак, для того, щоб протокол був правильно складений, необхідно дотримуватись певних правил. По-перше, необхідно вказувати точний час та місце проведення зборів, назву організації, а також список присутніх та підписаних протоколів.
По-друге, протокол повинен відображати всі ключові моменти зборів, такі як звіт голови, висновки та обговорення учасників, тексти резолюцій та прийнятих рішень. Рекомендується приймати зауваження та пропозиції щодо тексту протоколу від присутніх на зборах, щоб забезпечити точність та повноту документа.
Крім того, протокол слід оформляти у чіткій та логічній формі, використовуючи нумерацію для розділів, абзаців та підпунктів. Формулювання має бути ясним і зрозумілим, а граматичні та пунктуаційні помилки мають бути виправлені. Додатково, протокол має бути підписаний та проштампований для підтвердження його правочинності.
| Кроки для складання протоколу зборів | Опис |
|---|---|
| 1 | Встановити дату та час зборів |
| 2 | Вказати назву організації, яка проводить збори |
| 3 | Визначити місце проведення зборів |
| 4 | Перелічити присутніх учасників |
| 5 | Записати порядок денний/теми зборів |
| 6 | Фіксувати відкриття зборів головою |
| 7 | Записувати хід обговорення кожної теми |
| 8 | Фіксувати ухвалені рішення |
| 9 | Описати час закриття зборів |
| 10 | Підписати протокол головою та секретарем |
Яким має бути протокол зборів?
Обов'язкові реквізити протоколу – Назва документу; дата та реєстраційний номер протоколу; дата та місце проведення зборів; заголовок до змістовної частини; змістовна частина; місце (адреса) зберігання протоколів зборів та рішень власників з питань, поставлених на голосування; додатки до протоколу …
Як скласти протокол зборів?
Протокол зборів повинен фіксувати факти: хто був присутній, хто брав участь в обговоренні та які рішення було ухвалено. Крім цієї основної інформації важливо також зафіксувати всі пункти дій, які необхідно виконати після завершення зборів.
Що писати у протоколі зборів?
У протоколі необхідно вказати:
- дату, точний час, місце проведення зборів;
- спосіб дистанційної участі, за необхідності;
- у разі заочного голосування – крайній термін прийняття документів та спосіб їхнього відправлення;
- відомості про учасників засідання або осіб, які направили документи у разі заочного голосування;
Що має містити протокол загальних зборів учасників?
– відомості про осіб, які прийняли участь в зборах (як про учасників, так і їх представників); – результати голосування з кожного питання порядку денного; – Відомості про осіб, які проводили підрахунок голосів; – відомості про осіб, які голосували проти ухвалення рішення зборів і зажадали внести запис про це в протокол.