Що таке секретарська робота, пов’язана із засіданнями ради?

Секретар інформує учасників зборів про новини, що стосуються їхніх обов’язків членів правління, і пояснює, як це стосується їх. Наприклад, вони повинні бути в курсі останніх змін у законодавстві чи відповідних законах. Забезпечення відповідності.

Роль Секретаря полягає в підтримці Голови в забезпеченні безперебійного функціонування Правління. Підсумовуючи, Секретар відповідає за: Забезпечення ефективної організації та протоколювання зустрічей. Ведення ефективного обліку та адміністрування.

Секретар співпрацює з головою для створення порядку денного засідань. Вони повинні забезпечити, щоб усі члени заздалегідь отримали порядок денний і допоміжні матеріали. Вони також повинні вести точний облік відвідуваності, готувати та поширювати протоколи засідань і допомагати в підготовці резолюцій правління.

Підготуйте повідомлення для членів та зацікавлених сторін. Забезпечення підтримки зустрічі (тобто допомога голові в розробці порядку денного, зіставленні та поширенні документів, підготовці та поширенні протоколів тощо). Організація зустрічей, включаючи всю логістику (тобто подорожі, проживання, харчування, бронювання місць тощо). Керувати листуванням.

Він також робити нотатки про засідання для полегшення підготовки протоколу. Після закінчення наради секретар повинен підготувати протокол наради на основі записів, зроблених під час наради. На наступному засіданні Правління він має затвердити та підписати протокол головою.

Що робить секретар? Секретарі працюють за лаштунками в офісі, виконуючи важливі обов’язки, наприклад складання кореспонденції, упорядкування документів, управління канцелярським приладдям, планування зустрічей і відповіді на запити відвідувачів і абонентів.